Jumlah Arsip Menengah

Solusi Penanganan Arsip Jumlah Menengah

Yang dimaksud Penanganan Arsip Jumlah Menengah adalah jumlah dari arsip yang dikelola dengan perincian sebagai berikut :

• jumlah hingga 250.000 arsip / dokumen,
• hingga 10 lemari arsip (ukuran panjang 100cm x tinggi 200cm x lebar 40cm)
• membutuhkan 1 ruangan khusus

Penanganan pada kantor yang memiliki satu ruangan khusus, dengan jumlah arsip atau dokumen hingga 250.000 dengan 10 rak maka struktur organisasi mulai membutuhkan tenaga khusus penanggung jawab arsip yang memiliki tugas merawat dan mengelola arsip, serta aplikasi pun sudah menggunakan server sebagai pusat pengendali data yang dapat di lihat bersama.

Dalam aplikasi yang dikembangkan itu hampir sama dengan aplikasi untuk kemampuan mengelola gudang arsip, salah satunya ada peta atau denah ruangan arsip dengan informasi kodefikasi rak atau lemari arsip demi kemudahan pencarian fisik arsip atau dokumen saat dibutuhkan.

Dalam sistem aplikasi informasi terbagi menjadi 2 bagian yaitu informasi yang dapat dirubah dan yang tidak dapat dirubah. Yang dapat dirubah adalah informasi pengelompokkan secara sistem tetapi informasi penempatan fisik dokumen atau arsip tidak dapat dirubah karena jika ada perubahan maka letak fisik pun harus dirubah pula